home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ JCSM Shareware Collection 1996 September / JCSM Shareware Collection (JCS Distribution) (September 1996).ISO / religius / pdmemb3h.zip / QUIKSTRT.DOC < prev    next >
Text File  |  1995-02-01  |  16KB  |  296 lines
  1.  
  2. Introduction
  3.  
  4. The ProDev*MEMBER Church Membership System is designed to allow you to quickly
  5. and easily add and modify Members, Spouses, Children and Visitors to your
  6. membership data files.  You can track all talents and accomplishments.  You can
  7. easily print a variety of Mailing Labels and Reports to help manage your
  8. church.
  9.  
  10. When you are asked for a Password in the Tools Menu, the un-registered password
  11. is the word PASSWORD.
  12.  
  13. When you are asked for the Giving Password, the starting default is the word
  14. GIVING.  You can change this password in the Modify Giving sub-menu.
  15.  
  16. PLEASE NOTE - As you are building the Member/Visitor records, you MUST fill in
  17. the "Date Joined" to indicate to this system that the person is a member of
  18. your church.  If you are not sure of the date, I suggest that you use
  19. 01/01/1899 so that the system will realize the person is a member.  "Joined"
  20. may be changed to "Confirmed" or some other term by the "Change Field Titles"
  21. selection in the Setup Menu.
  22.  
  23. If the date is BLANK ("  /  /  ") the system assumes the person is NOT a
  24. member of your church.  If you wish to blank a date, locate the cursor at the
  25. beginning of the date field and press Ctrl/Y (while holding down the Ctrl key,
  26. tap the Y key).
  27.  
  28. BE SURE you look at the bottom of the screen if you don't know what to do next.
  29. The messages there usually tell you all of the options available at any time.
  30.  
  31.                     When All Else Fails - Press F1 for Help!
  32.  
  33. If you have below DOS 3.3, the F1 Help screens are not functional and some
  34. parts of the program won't function.
  35.  
  36. Insert the ProDev*MEMBER disk in drive A: and type ...
  37.  
  38.    INSTALL C:   (Enter)
  39.  
  40. This will run the INSTALL program that will create the C:\MEMBER sub-directory
  41. and copy (and un-compress) all of the necessary files to the C:\MEMBER
  42. sub-directory (or whatever drive letter you type).
  43.  
  44. To run the ProDev*MEMBER system from the hard disk, type the drive letter of
  45. the hard disk followed by a colon. For example "C:". You should see the hard
  46. disk prompt (such as "C>"). Then, type:
  47.  
  48.      CD\MEMBER   (Enter)
  49.      MEMB      (Enter)
  50. System Files
  51.  
  52. The CONFIG.SYS File
  53.  
  54. THE MEMBER PROGRAM WILL CRASH with a "DOS Error 3" at the middle of the screen
  55. when you try to Create, Modify or Print Labels or Reports, you will need to
  56. re-start the computer with a CONFIG.SYS file as described below.  It will
  57. contain information that tells the PC that there will be more than 3 files open
  58. at the same time.
  59.  
  60. To create the CONFIG.SYS file, use the MEMBER program "Tools Menu", "Modify
  61. System Files" Sub-Menu to create or modify your CONFIG.SYS file.  Highlight
  62. that selection and press Enter.  You will be asked for the Password.  This is
  63. the Password you specified when you registered the program.  Press C to
  64. Create/Modify the CONFIG.SYS file.
  65.  
  66. If you are creating the CONFIG.SYS file, just type in the following two
  67. commands and press F10 to save.  If you are modifying the CONFIG.SYS file,
  68. either modify these two lines (if they exist) or add them to the end of the
  69. CONFIG.SYS file.  Press F10 to save the changes. YOU MUST RE-START YOUR
  70. COMPUTER for the changes to take effect.
  71.  
  72.      FILES=30
  73.      BUFFERS=15
  74.  
  75. The FILES command can be higher than 30 if required by other software on your
  76. computer.  Having a large BUFFERS command usually slows your system and higher
  77. than 15 is not recommended.
  78.  
  79. IF YOU HAVE BELOW MS/IBM-DOS VERSION 3.3, the program can have only 15 files
  80. open at a time.  To stay within this limit, the program will disable the HELP
  81. screens to keep from opening too many files at a time.  However, some parts of
  82. the program that opens a lot of files may not function.
  83.  
  84. The AUTOEXEC.BAT File
  85.  
  86. Your computer looks at both the CONFIG.SYS file and the AUTOEXEC.BAT file at
  87. start-up time.  The AUTOEXEC.BAT file contains the commands that usually take
  88. you into a hard disk menu, Windows or some other shell type hard disk manager.
  89. If you have DOS 3.3 or higher, you need the command SET CLIPPER=F:30 in your
  90. AUTOEXEC.BAT file.
  91.  
  92. As above, use the MEMBER program "Tools Menu", "Modify System Files" Sub-Menu
  93. to create or modify your AUTOEXEC.BAT file.  Highlight that selection and press
  94. Enter.  You will be asked for the password.  This is the Password you specified
  95. when you registered the program.  Then, press A to Create/Modify the
  96. AUTOEXEC.BAT file.
  97. If you do not already have an AUTOEXEC.BAT file, just add the command SET
  98. CLIPPER=F:30 and press F10 to save. If you are modifying an existing
  99. AUTOEXEC.BAT file, move to the beginning of the PATH line and press Enter. This
  100. should open up a blank line just above the last line.  Use the Up Arrow to move
  101. to the beginning of the blank line and type SET CLIPPER=F:30.  The "F" MUST be
  102. upper case.  If you will be running ProDev*MEMBER as a DOS application from
  103. Windows, add the command SET MEMBAK=Y after the SET CLIPPER command.
  104.  
  105. Press F10 to save.
  106.  
  107. First Time Program Set-Up Options
  108.  
  109. The first time you run the MEMBER program, the program to ask you for the
  110. program Set-Up defaults.  Highlight the "Set-Up" Main Menu.  Highlight each
  111. Sub-Menu with the cursor arrow keys and press Enter.
  112.  
  113. Color/Monochrome Monitor - Highlight the "Monitor (Color/Mono)" Sub-Menu and
  114. press Enter.  Press C for a color monitor or an M if you have a monochrome
  115. (non-color) monitor.  Highlight "Save New Set-Ups" and press Enter to add this
  116. to the MEMBER.MEM file.
  117.  
  118. Data File Drive & Path - Highlight the "Data File Drive & Path" Sub-Menu and
  119. press Enter.  The program will display the Drive and Sub-Directory where the
  120. ProDev*MEMBER system is installed.
  121.  
  122. Printer Action Table - Highlight the "Printer Action Table" Sub-Menu and press
  123. Enter.  Using the cursor arrow keys, highlight the name of your printer.  If
  124. you do not see the name of your printer and have a dot matrix printer, start
  125. with the EPSONFX file.  Appendix A of the manual will describe how you can
  126. create your own Printer Action Table file if you have a printer not shown.
  127. After you select your printer, you will be asked for the default number of
  128. lines for report pages.  Use the default of 59 unless you are using paper stock
  129. longer than 11 inches.  Highlight "Save New Set-Ups" and press Enter to add
  130. this to the MEMBER.MEM file.
  131.  
  132. Label Printing Defaults - There are many types of label stock for both dot
  133. matrix and laser printers.  You need to select the type of stock for your
  134. printer and needs.  After you select the paper stock, and if you are in the
  135. USA, indicate if you have an HP compatible laser or Epson compatible 24 pin dot
  136. matrix printer so you can print ZIP Code bar codes.
  137.  
  138. Establish Church Name - Highlight this Sub-Menu and press Enter.  Type the name
  139. of your church.  This will appear at the top of many reports.  Although the
  140. screen field is only 35 characters wide, you can type up to 50 characters for
  141. your church name as the field will scroll.  When you press Enter, you can type
  142. in the name or two letter abbreviation for your State.  This is so the
  143. Pictorial Directory will only print the State if it is different than your own.
  144. Change Field Titles - Highlight "Change Field Titles" on the Setup Menu and
  145. press Enter.  If you intend to use Titles, such as Mr., Mrs., etc., place a Y
  146. in the Use Titles field.  Otherwise use N.  Some churches use "Joined" where
  147. your church may use the term "Confirmed".  Spec Info Code Width can be 1, 2 or
  148. 3 depending on how many codes you wish to create and how many you wish to
  149. assign to each person.  Two is recommended.  See the detailed discussion of
  150. this under Special Information Codes in the manual.
  151.  
  152. Some churches use "Flier List" to indicate those that are to receive the
  153. monthly newsletter.  You may wish to call it "Mail List".
  154.  
  155. Many churches have a building improvement fund. Thus, the "Bld List" title.
  156. You may want to call it "Mem List" for a Memorial Fund list.  When you get to
  157. Section 7 on Giving Statements, you will find that giving is tracked under 3
  158. categories (General, Bld Giving and Other).  The title on the Post Giving
  159. screen and on the Statement could be changed from Bld Giving to "Mem. Fund".
  160.  
  161. The Sunday School list is used by many churches to send letters or newsletters
  162. to the parents of Sunday School attendees.  You may want to call it "Bus List"
  163. for those that should be picked up by the Bus each Sunday morning (children
  164. and/or adults).
  165.  
  166. The Service Titles are the titles of up to 3 events for tracking attendance.
  167. These titles will appear on the screen while you post the attendance.
  168.  
  169. The Giving #4, #5 and #6 are the titles of 3 additional categories of Giving.
  170. If you leave ALL 3 of these titles blank, your Giving posting screen and
  171. statements will show only the General, Building and Other categories of giving.
  172. If you use at least one of the extra Giving Titles, the Giving Posting screen
  173. and the Statements will be expanded to show all 6 categories of giving.
  174. Compressed printing is used if all 6 categories are printed to keep the
  175. statement to only one report line per giving day.
  176.  
  177. Status Code Table - When you are working with the Create Member or Modify
  178. Member (not Browse Member) screens, you can pop-up a Status Code table, pick
  179. the code you desire and press Enter to use that code in the member record.  Use
  180. this selection to manage this pick list table.
  181.  
  182. Special Information Code Table - When you are working with the Create Member or
  183. Modify Member (not Browse Member) screens, you can pop-up a Special Information
  184. Code table, pick the code you desire and press Enter to use that code in the
  185. member record.  Use this selection to manage this pick list table.
  186.  
  187. On the upper right of the "Change Field Titles" Setup screen, you can specify
  188. if you want 1, 2 or 3 character Special Information Codes.  One character codes
  189. would really limit you to A-Z and 0-9 for codes.  Two character codes give you
  190. AA-Z9; LOTS of codes.  Three character codes give you even more combinations.
  191. However, each person has a 21 character field for Special Info Codes.  With 1
  192. character codes, EACH person could have up to 21 codes.  With 2 character
  193. codes, you can have 10 codes per person and with 3 character codes, you can
  194. have only 7 codes per person.  Pro Dev Software recommends the compromise of 2
  195. character codes.  This allows over 1200 possible codes for the Special
  196. Information Code table and allows you to assign up to 10 codes to each person.
  197.  
  198. Save New Setups - After changing any of your Setups, be sure to highlight Save
  199. New Setups and press Enter.  This will save the new setups to the file
  200. MEMBER.MEM.
  201.  
  202. Highlight the "Create Member Record" Sub-Menu and press Enter.  Press the PgDn
  203. key when you wish to create the next record. If you press F10 or PgDn on a
  204. blank record, you will be returned to the Main Menu.  Fill in each of the
  205. fields (or windows).  If you do not fill a field, press Enter to move to the
  206. next field.  You can use the Down Arrow to move to the next field and the Up
  207. Arrow to move back a field.  After the last Spouse field, you will move to the
  208. first field on the screen (Last Name).  Press PgDn to move to the next new
  209. record.
  210.  
  211. When you are printing labels, you will be given the choice of printing the
  212. Street Address (probably in the first Address field) and/or the PO Box
  213. (probably in the second Address field).  To do this, the program looks for
  214. either "P.O." as the first 4 characters or "PO " (PO and a space) as the first
  215. 3 characters in the field.  Therefore, you must be careful to enter PO Box
  216. addresses using one of these two forms.  The line (Address or PO Box) printed
  217. just above the City, State and ZIP will be used by the Postal Service to
  218. deliver the piece.
  219.  
  220. The "Zone" is a designation for a geographical area around your church.  You
  221. may have certain persons designated to call on certain zone(s).
  222.  
  223. If a person has officially joined your church, you MUST show a "Joined" date.
  224. Many reports trigger on if this field has a date or not to tell if a person is
  225. a member or not.  The same is true of the "Joined" field in the Spouse's and
  226. Child's section of the screen.  If you wish to blank a date, place the cursor
  227. at the beginning of the field and press Ctrl/Y (while holding down the Ctrl key
  228. tap the Y key).  If you wish to call this something other than "Joined" be sure
  229. to read Page 2-9 of the manual to find out how to change the title of this
  230. field.
  231.  
  232. If you are on the Status Code field, you can press F7 to pop-up a table of
  233. Status Codes.  Press the first letter of the desired code description and use
  234. the Down Arrow to select the exact code and press Enter to pick.
  235. Special Information Codes - DANGER - Be sure to use the F7 pop-up table to pick
  236. Special Information Codes.  Although you can type them manually, the spacing is
  237. VERY important.  If you have selected (with the Change Field Titles Setup Menu)
  238. 2 or 3 character codes, your manual spacing must be exactly 2 or 3 characters
  239. per code and codes shorter than the selected 2 or 3 character width must be
  240. right justified in the 2 or 3 character spacing.  When reports are written, the
  241. program expects the proper spacing and your errors at this point will cause
  242. scrambled reports.  Thus, let the F7 pop-up table do all the work accurately
  243. and easily.  It will insure the correct alignment.  With the blinking cursor on
  244. the Special Information Code field, press F7.  Press the first letter of the
  245. desired code description and use the Down Arrow to select the exact code and
  246. press Enter to pick.
  247.  
  248. The M/F field is used to indicate the gender of the person. F=Female and
  249. M=Male.  If the wife is shown on the upper part of the screen because the
  250. husband is not a member and he is shown on the Spouse portion of the screen, it
  251. is VERY IMPORTANT to put an "F" in the upper part of the screen for the wife.
  252. On certain label runs and reports, you will be given the option to print the
  253. husband's name first, even though he is on the lower or Spouse part of the
  254. screen. Only if an "F" is in the M/F upper field, when the wife is on the upper
  255. part of the screen, will the names be optionally reversed when printed.
  256.  
  257. There is a "Spouse Last Name" field in those cases where the spouse's last name
  258. is different than the upper screen Last Name.  "Husband Name First" reports
  259. with the different Last Name husband on the lower part of the screen will print
  260. out of order.
  261.  
  262. A "Y" is required in the Directory field to have the record included in printed
  263. directories.
  264.  
  265. The Reference Number (you can change this field title) is used by some
  266. denominations with this number being assigned when a person "joins" the church.
  267.  
  268. A "Y" in the Flier List field will cause this member's record to be used when
  269. printing the Flier Labels.  These are labels for your newsletter.  A "Y" in the
  270. Bld List field will cause this member record to be included on the Bld label
  271. run.  Section 2 shows you how to change the screen name for this field.  A "Y"
  272. in the Sunday School List field will cause this record to be included in the
  273. Sunday School List label run. See Section 2 to change the screen name for this
  274. field.
  275.  
  276. Child Records - When you wish to create or modify a Child Record, press F6 WHEN
  277. you have the Parents member record on the screen.  All of the information about
  278. children are kept in records in the CHILD.DBF data base file.  The Spouse
  279. portion of the screen is replaced with the Child record.  A new blank CHILD
  280. record is displayed.  Use the Last Name field ONLY if the child's last name is
  281. different from the last name on the upper part of the screen.  You can PgDn to
  282. add additional records.  PgUp to see existing child records.
  283. If the child (children) has joined and live(s) with non-Member adult(s), be
  284. sure to put "F" as the Status for the adult part of the record.  This will
  285. cause just the child name(s) to be listed in the Directory reports.  The
  286. non-Member adult(s) will not be listed.  To get the Flier labels to list one of
  287. the child names, rather than the non-Member Adult(s), place the name of the
  288. oldest child as the first name on the Adult part of the record.
  289.  
  290.  
  291.  
  292. When you register, you will receive a 112 page bound manual.
  293.  
  294. Or use the INSTALL program or MEMBER program Tools Menu to print the full on-
  295. disk manual.  It will take about 120 sheets of paper.
  296.